Як вести облік своїх доходів і витрат і для чого це потрібно?
Я вже тривалий час користуюся спеціалізованими програмами, що дозволяють вести свою домашню бухгалтерію. Для чого мені це потрібно, запитаєте ви? Особисто мені це дає зрозуміти на що і які суми витрачаю. Тобто я можу орієнтуватися на що я витрачаю явно зайві гроші, де можливо заощадити і де це просто необхідно робити щоб вивільнити кошти для дійсно важливих речей. У подібні програми ви заносите кожну свою операцію (покупку, наприклад), де вказуєте суму і категорію витрат (наприклад – «перекушування»). Потім ви можете за певний період часу швидко вивести звіт і легко по ньому зорієнтуватися, на що ви реально витрачаєте зайві гроші і варто було б дотриматися в розтратах, а де ваші витрати дійсно за планом і необхідні. Теж саме і з вашими доходами. Можна вказати звідки і який в розмірі ви отримуєте дохід, а потім аналізувати в звітах, з якого напряму скільки грошей ви отримуєте і який ваш загальний дохід за той чи інший період часу. Також звіт покаже, наприклад, не витрачаєте ви практично повністю всі свої доходи на якусь дурницю щомісяця?Для того щоб ви зрозуміли суть подібних програм і їх корисність, наведу декілька прикладів. Нижче ви бачите звіт з програми про доходи та витрати за обраний період – місяць:
Зазначу відразу, що всі ці дані по днях я забивав в програму для того щоб показати як приклад, і до моїм особистим даними це не має ніякого відношення 🙂А ось звіт про витрати по певної категорії «Перекушування»:
Також дуже наочно можна подивитися на що ви витрачаєте найбільше грошей у вигляді діаграми:
І останнє – звіт про доходи за місяць через інтернет:
Як бачите, все дуже наочно і зрозуміло. Кожен з таких звітів за місяць / півроку / рік або більше може зробити певні висновки для себе. І ще багато чого можна зрозуміти про свої фінанси за допомогою подібних програм.І в цій статті я хочу поділитися з вами одним із способів ведення витрат і доходів. Для ведення домашньої бухгалтерії є безліч як платних, так і безкоштовних програм. Відразу скажу, що я веду облік на своєму планшеті IPad, тому що це є для мене найбільш зручним. Планшет завжди при мені і я відразу ж заношу в нього витрата, як тільки роблю покупку або ж дохід, як тільки отримую кошти на свою карту або електронний гаманець. При цьому синхронізація між іншими пристроями включаючи комп'ютер для мене взагалі не принципова. Комп'ютер для ведення бухгалтерії зовсім вважаю не зручним, тому як доведеться приходячи додому по пам'яті відновлювати весь ланцюжок своїх розтрат і заносити їх в програму на комп'ютері.
Мій вибір програми для ведення домашньої бухгалтерії
З безкоштовних програм під платформу iOS, куди відносяться Айфони і Айпад, я не зміг вибрати нічого. Критерії вибору були приблизно такими: програма повинна вміти працювати з декількома створеними мною рахунками, враховувати доходи і витрати за різними рахунками, мати можливість враховувати позики і найголовніше – відображати докладні звіти у всіляких варіантах по заданих мною критеріям з можливістю гнучкого налаштування. Також не обов'язково, але непогано було б, щоб програма дозволяла вести облік в різних валютах і конвертувати їх за поточним курсом рубля. Найголовніший критерій (детальні звіти) виявився непростим 🙂 Якісь програми не дозволяли враховувати витрати / доходи за вказаною мною проміжку часу, якісь враховували тільки витрати без доходів, якісь не дозволяли показувати звіти тільки по заданих мною категоріями видатків . Більш того, більшість програм на зразок і були безкоштовними, але просили гроші за використання якихось важливих функцій або після користування їй певної кількості днів. Всі ці варіанти я відкидав.А при виборі платної програми для мене важливим критерієм була разова оплата на постійний термін користування. Тобто без жодних щомісячних платежів. Моїм перерахованим вище критеріям не відповідали більшість платних програм.Перелопативши багато варіантів, читаючи відгуки, я в підсумку зупинився на програмі «Особисті Фінанси ПРО». Побудована програма на 1С бухгалтерії і вже за відгуками я відразу зрозумів що функціонал її дуже непоганий, а вартість була близько 250-300 рублів за постійне використання. Версія є як під iOS, так і під Android, а в березні цього року очікується випуск і під Windows.Ось про цю програму я сьогодні вам розповім і для тих хто вибере її для ведення домашньої бухгалтерії, дана стаття може виявитися корисною. В принципі, ведення домашньої бухгалтерії це процес фактично аналогічний для всіх програм, тому зрозумівши, що вміє робити програма і навіщо вона потрібна, ви зможете без праці розібратися і з іншими подібними програмами.Як працювати з програмою «Особисті Фінанси»?
Саму програму купуємо і завантажуємо відповідно або з Play Market, якщо плануєте користуватися на пристрої з системою Android, або з App Store, якщо будете користуватися на пристрої з iOS.На зображенні нижче показано програму Особисті Фінанси в App Store, і в даній статті я буду все розповідати і показувати саме на прикладі для iOS:Після того як встановіть і запустіть програму, в першому ж вікні необхідно вибрати початкове дію. Оскільки програма ставиться вперше і раніше з нею не працювали, то потрібно вибрати «Перейти до введення початкових залишків», що має на увазі на початку процес створення гаманців:
Решта 2 пункту необхідні в разі якщо ви хочете завантажити дані для програми, раніше експортовані, наприклад, з інших пристроїв.Створення гаманців для обліку грошових коштівПри роботі з програмою, вона може постійно виводити підказки при відвідуванні кожного з розділів. І виглядають вони ось так:
Для того щоб не бачити ці однакові підказки занадто часто, поставте галочку «Більше не показувати» і натисніть «Закрити», після чого підказки більше з'являтися не будуть.Програма зрізу ж відкриє вікно, де необхідно буде ввести найменування першого гаманця і вказати його валюту. Гаманець це те, де зберігаються ваші кошти. Як правило, зручно створювати кілька гаманців. Наприклад, я створив собі в програмі для обліку 2 кошелька: «готівкові гроші + карта банку» і «Електронні гроші». Тому як мені зручно вести облік окремо грошей, що надходять на карту або мені на руки, а також витрати з рук і картки, і окремо надходження і витрати електронних грошей в інтернеті. У кожного можуть бути свої переваги і вибір того як вести облік.Але перед тим як вказати найменування гаманця, відразу зазначимо валюту, натиснувши на стрілочку в полі «Валюта»:
Програма видасть помилку, що необхідно спочатку вказати основну валюту, в яку будуть переводитися інші в разі якщо кошти плануємо враховувати в різних валютах:
Натиснувши «ОК», відкриється вікно з вибором основної валюти. Пам'ятайте, що ви можете вести облік, створивши гаманці в різних валютах, не тільки в рублях. Програма сама буде перераховувати вам всю загальну суму ваших наявних коштів в основній валюті за курсом на заданий день.У вікні, нам потрібно вибрати основну валюту. Швидше за все, як і у мене, у вас це буде «Російський Рубль». Щоб зробити обрану валюту основний, необхідно виділити терміну з потрібною валютою, натиснувши на неї і утримуючи протягом пари секунд, після чого вгорі натиснути кнопку «Основна»:
Потім натискаємо справа вгорі по посиланню «Вибрати».Валюта створюваного гаманця буде вказана і тепер впишемо ще й назва цього гаманця в рядку «Найменування». Групимаєсенс вказувати тільки якщо ви збираєтеся створити для обліку велика кількість гаманців, які зручно було б групувати по якихось ознаках.Вказавши найменування і валюту першого гаманця, натискаємо на посилання "Записати і закрити», що означає збереження змін в програмі і закриття поточного вікна:
Далі, якщо програма відкрила сама якесь нове вікно, краще закрити його (або кілька вікон) щоб перейти в головне вікно програми під назвою «Робочий стіл» і звідти продовжити створення гаманців, якщо у вас їх декілька. Щоб створити ще один гаманець відкриваємо значок «Гаманці» на робочому столі:
У разі, якщо ви плануєте вести облік тільки по одному гаманцю, який ви вже створили раніше, то відразу переходите до наступного заголовку «Введення початкових залишків грошових коштів в гаманці».У розділі гаманців ви побачите створений гаманець, в якому поки ще немає залишку, оскільки до цього ще не дійшли. Для створення такого гаманця натискаємо на посилання "Створити» в правому верхньому кутку:
Точно також вводимо зрозуміле для себе найменування гаманця, вибираємо валюту і натискаємо «Записати і закрити»:
І тепер закриваємо поточне вікно з гаманцями і переходимо до введення залишків грошових коштів.Введення початкових залишків грошових коштів в гаманціОтже, тепер у нас є гаманці, за якими програма буде вести облік потоку грошових коштів. Наступне, що необхідно зробити – ввести початкові залишки в створені гаманці. Тобто це ті кошти, які у вас вже є на якихось рахунках і на руках.З робочого столу програми відкриваємо значок «Початок роботи», що є введенням залишків:
У вікні введення залишків натискаємо «Створити»:
У наступному вікні вибираємо «Введення залишків грошових коштів»:
Далі, в новому вікні натискаємо зліва кнопку «Додати», що призведе в вибору гаманця, в який будемо вносити початковий залишок:
Вибираємо один з гаманців із створених нами:
Тепер відкриється вже безпосередньо вікно для введення початкового залишку. Суму можна вказати як за допомогою кнопок в програмі, так і за допомогою клавіатури вашого пристрою, яка з'явиться якщо ви виділите верхнє поле «Сума». Вводимо початковий залишок в обраний гаманець, після чого натискаємо «Оk» внизу:
Програма поверне вас до попереднього вікна, де ви побачите гаманець, куди додавали початковий залишок і суму. Якщо ви раніше створювали не один гаманець, то відповідно необхідно додати початкові залишки і в них теж, натиснувши знову кнопку «Додати»:
Якщо ж гаманець один, то можна закривати вікно і відразу переходити створення категорій витрат грошових коштів.Почавши додавання нового залишку, як і раніше, вибираємо гаманець (наприклад, другий – «електронні гроші») і вказуємо початкову суму для цього гаманця. В кінцевому підсумку в вікні ви побачите вже 2 введених залишку:
Для того щоб прийняти зміни, натискаємо по вже знайомій посиланням «Провести і закрити» праворуч у верхньому куті.Повернувшись на головне вікно розділу введення залишків, натискаємо «Закрити»:
Тепер для того щоб упевнитися, що наші гаманці точно «наповнені» початковою сумою, перейдіть з робочого столу програми в розділ «Гаманці» і подивіться, чи зараховані в них зазначені суми:
У моєму прикладі, як бачимо, все в порядку і можна тепер переходити до створення категорій витрат.Створення категорій витрат грошових коштівКатегорії витрат (в програмі це називається «Статті витрат») – це те, куди ви регулярно витрачаєте гроші. Наприклад, ви можете створити категорію «Проїзний» і кожен раз як витрачаєте гроші на проїзні, заносите в дану категорію потрібну суму витрат. Або, наприклад, категорія «Бензин». Як заправляєте автомобіль, заносите в програму операцію витрати з потрібною сумою в категорію «Бензин». Створити можна скільки завгодно категорій для вашого ж зручності ведення витрат і подальшого аналізу звітів.Для створення статей витрат з робочого столу відкриваємо розділ «Ст. витрати »:
У вікні категорій витрат вже бачимо створені за замовчуванням в програмі групи.Їх не можна видалити, оскільки вони є системними і необхідні для виконання різних функцій.Створимо свою групу, куди будемо розміщувати всі статті витрат. Для створення групи, натисніть на іконку із зображенням папки зі знаком «+»:
Вказуємо найменування групи, наприклад «Мої витрати», яка буде об'єднувати всі наші категорії витрат і натискаємо на посилання "Записати і закрити»:
Всі створювані далі категорії витрат найзручніше заносити в цю створену групу, ніж зараз і займемося. Вибираємо у вікні статей витрат тільки що створену групу щоб програма перейшла в неї, після чого натискаємо «Створити»:
У новому вікні придумуємо і вводимо назву першої категорії витрат в поле «Найменування». Як приклад: «Перекушування», «Проїзд», «Бензин», «Ресторани», «Кіно»:
Натискаємо «Записати і закрити» для збереження введеної статті витрат.Повернувшись в попереднє вікно, побачите першу щойно створену статтю витрат у вашій групі:
Звичайно, у кожного з нас категорій (статей) витрат може бути скільки завгодно, явно не одна 🙂 Тому тепер точно таким же чином вам необхідно додати всі інші категорії ваших витрат, які ви відразу можете згадати. Тобто знову натискаємо на посилання "Створити», вводимо нову категорію, зберігаємо її:
І так, відповідно, до тих пір, поки не введете всі категорії які на даний момент укладаються у вашій голові 🙂Після того як потрібні для себе статті витрат ви створите, закрийте вікна створення статей витрат і перейдемо до аналогічного процесу – створення категорій ваших доходів.Створення категорій доходівДля чого потрібні категорії (статті) доходів в програмі, ви вже напевно здогадалися самі. У кожного з нас є джерела доходу, у кого-то один, у кого-то їх кілька. Як приклад – дохід від підприємства в якому ви працюєте, дохід від якоїсь другорядної роботи (наприклад листівки роздавати), дохід від якогось проекту в інтернеті і все що завгодно. А статті доходу це і є, відповідно, ваші джерела доходів, які ви розіб'єте за категоріями, наприклад: «Зарплата від фірми», «Дохід з інтернету» або створите для зручності будь-які інші категорії. Щоразу як ви будете отримувати кошти, вам необхідно це зафіксувати в програмі, створивши операцію доходу в цій категорії з потрібною сумою.І зараз займемося створенням цих самих категорій доходів. На робочому столі програми відкриваємо іконку «Ст. доходу »:
Як і у випадку з витратами, у вікні вже буде створена одна системна група, яку ми чіпати не будемо. Створимо свою групу, куди будемо додавати всі статті (джерела) доходів. Натискаємо на маленьку кнопку із зображенням папки і значка «+» ліворуч:
Групу можна назвати, наприклад, «Мої доходи». Вказуємо назву в поле «Найменування» і натискаємо «Записати і закрити»:
Створивши групу, відкриваємо її і натискаємо «Створити» для введення першої статті доходу:
Придумуємо і вводимо 1-ю категорію доходів в поле «Найменування» і також зберігаємо за допомогою «Записати і закрити»:
Точно також вводимо інші джерела доходу якщо вони у вас є. Тобто натискаємо «Створити», вказуємо нове джерело доходу і зберігаємо:
Тепер, після того як ми занесли в програму потрібні статті витрат і доходу, розглянемо як вести облік руху наших коштів.Занесення витрат і доходу в програмуДля чого це необхідно, я думаю тепер зрозуміло. Коли ви отримуєте гроші на якийсь свій рахунок або на руки, це необхідно занести в програму як операцію доходу. А якщо ви на щось витратили гроші, то це заносимо в програму як операцію витрати по зазначеній категорії. У підсумку, регулярне ведення такого роду обліку дозволить вам надалі в будь-який час формувати будь-які звіти, в яких буде детально видно який ви отримуєте дохід і з яких джерел, на що витрачаєте гроші і в яких сумах.Перед тим як ми зможемо регулярно заносити доходи і витрати в програму необхідно в настройках вказати гаманець за замовчуванням із створених нами раніше, з якого будуть відбуватися всі операції. Для цього переходимо з робочого столу в розділ «Налаштування»:
У вікні налаштувань натискаємо на стрілочку в полі «Гаманець (Стандарт.)»:
Вибираємо один із створених вами гаманців, за яким буде відбуватися основний рух ваших коштів:
Після занесення операції витрати / доходу в програму ви все одно зможете змінити гаманець, з якого / на який ця операція проводилася, якщо це необхідно.Тепер, коли гаманець обраний, в головному вікні налаштувань натискаємо «Записати і закрити»:
Ну і тепер навчимося найголовнішого для будь-якої подібної програми – заносити доходи і витрати.Занесення витрати в програмуДля того щоб зробити операцію витрати в програмі потрібно відкрити розділ «Створити витрата» з робочого столу.
У наступному вікні програма просить вказати статтю (тобто категорію) витрат, в яку буде занесена дана операція. Тобто якщо ви витратили гроші на кіно, значить вибирайте відповідну створену раніше категорію. Думаю тут все ясно.
Вибравши статтю витрат, вказуємо суму яку витратили на дану категорію. Тепер, якщо ми не хочемо змінювати гаманець заданий за замовчуванням, з якого виробляємо дану операцію, то просто зберігаємо зміни кнопкою «Провести і закрити». Якщо ж потрібно вказати інший гаманець для здійснення операції, а не той який був заданий у налаштуваннях за замовчуванням, то натискаємо «Оk» внизу вікна:
У першому випадку операція буде відразу завершена і програма моментально врахує списання коштів з гаманця, який був раніше заданий за замовчуванням в налаштуваннях програми.У другому випадку відкриється ще одне вікно, де ви зможете вибрати гаманець для списання коштів за допомогою стрілочки в поле «Гаманець» і потім вже підтвердити операцію кнопкою «Провести і закрити»:
Ось і весь процес створення витрат. Робиться це насправді за кілька секунд. Таким же точно чином тепер ви можете регулярно швидко заносити витрати в програму для їх обліку.Ознайомитися з усіма своїми раніше проведеними витратами можна в розділі «Список витрат»:
Виглядає це ось так:
Занесення доходу в програмуБудь отриманий вами дохід можна занести в програму абсолютно аналогічним чином, як і у випадку з занесенням витрати.Для внесення доходу зайдіть в розділ «Створити дохід»:
У новому вікні вибираємо одну з раніше створених категорій доходу, тобто джерело доходу, з якого ви на даний момент отримали кошти:
Далі вказується сума отриманого вами доходу і також як і при внесенні витрати є 2 варіанти:
Відразу завершити операцію, яка буде проведена по гаманцю, вказаною в налаштуваннях за замовчуванням. Це робиться кнопкою «Провести і закрити». Якщо гаманець для здійснення операції міняти немає необхідності, то цей спосіб найшвидший і зручний.Після введення суми поміняти гаманець, оскільки ви хочете врахувати дану операцію через інший гаманець. У такому випадку потрібно натиснути кнопку «Оk», після чого з'явиться можливість змінити гаманець для операції і тільки потім зберігаєте зміни. Детальніше читайте вище.Весь список доходів ви можете переглянути в розділі «Список доходів»:
У вікні будуть відображені всі занесені вами доходи по датах і на зазначені гаманці:
Тепер розглянемо останню дуже важливу можливість програми – висновок детальних звітів по заданих тимчасових проміжків.Створення детальних звітів по доходах і видаткахПрограма дозволяє створювати безліч різних звітів по вашим доходам і витратам за певні періоди часу.Перейти до формування звітів можна з робочого столу через відповідну іконку «Звіти»:
У наступному вікні буде представлений повний список можливих звітів, який ви можете швидко сформувати в програмі:
Наприклад, вибравши пункт «Відомість доходів і витрат», ви відразу ж побачите детальний звіт по вашим доходам і витратам за весь період часу:
У кожному з формованих звітів ви можете задати більш гнучкі настройки видачі. Для переходу до налаштувань видачі поточного звіту, потрібно натиснути кнопку із зображенням шестерінки в верхній частині вікна. Після цього з'явиться кілька опцій для настройки звіту:
Наприклад, ви можете задати потрібний часовий період, за яким хочете бачити звіт, а також вказати конкретну групу витрат / доходів, фільтруючи тим самим не важливу для вас на даний момент інформацію по вашим транзакціях.Таким чином, кожен зі звітів, який може сформувати програма можна налаштувати під свої потреби. Деякі з прикладів звітів я показував на самому початку статті – ось тут. Я як раз формував їх через дану програму.Тепер покажу ще пару опцій в налаштуваннях програми, таких як видалення старих операцій і завантаження / вивантаження даних програми.налаштування програмиУ налаштуваннях програми, крім вибору гаманця за замовчуванням, є ще пара корисних опцій.Одна з них – можливість видалити якісь на ваш погляд непотрібні раніше створені операції або ті, що ви додали помилково. Робиться це так:Для початку вам необхідно відзначити все ті проведені операції, які ви хотіли б видалити. Для цього знайдіть в списку доходів або витрат потрібну операцію, виділіть її утримуючи пару секунд, після чого натисніть вгорі маленьку кнопку із зображенням файлу, перекреслені червоним хрестом. Програма запитає вашої підтвердження, що ви хочете позначити обрану операцію для видалення. погоджуємося:
Тим самим ми поки просто відзначили операцію, але не видалили її.Теж саме робимо з усіма операціями, які хочемо видалити. Наприклад, позначаю помилково проведену операцію доходу:
Тепер слід перейти в настройки програми і вибрати там пункт «Видалення помічених об'єктів»:
У наступному вікні програми натискаємо кнопку «Видалити»:
Помічені вами раніше операції будуть видалені і ви отримаєте повідомлення про успішне виконання:
Друга корисна функція в настройках – можливість експорту всіх операцій разом з настройками в окремий файл на пристрої або на онлайн диску Dropbox. Про те що таке онлайн-диски ви можете прочитати в статті:Вивантаження (експорт) даних програми – це свого роду створення резервної копії на той випадок, якщо ви випадково щось зробите в програмі і не зможете виправити. Або ж зовсім видаліть програму, а потім захочете продовжити нею користуватися. Або за допомогою експорту даних ви можете перенести їх на інший пристрій і завантажити в таку ж програму.Завантаження і вивантаження даних проводиться в розділі налаштувань «Вивантаження / завантаження даних»:
Далі слід вибрати один із способів вивантаження – відповідну вкладку: файл або онлайн-сховище Dropbox.Перейшовши на вкладку «Файл», буде вказано, в яку папку і в який файл ви можете експортувати дані. Теж саме і при імпорті. Ви також можете вказати ім'я файлу самостійно. А ще нижче показана невелика інструкція про перенесення даних в файлі між пристроями Apple.
Експорт та імпорт даних в файл / з файлу здійснюється простим натисканням відповідної кнопки.Резервування в Dropbox найбільш зручне і безпечне, оскільки файл з даними не буде зберігатися на вашому пристрої і тим самим ви його не втратите, а також не доведеться в разі чого вручну копіювати файл з одного пристрою на інший, оскільки достатньо буде тільки авторизуватися в Dropbox на іншому пристрої і завантажити раніше збережені дані.Для можливості резервування в Dropbox, вам відповідно потрібна обліковий запис в цьому сервісі, створити яку ви можете за посиланням:Далі в самій програмі в розділі налаштувань «Вивантаження / завантаження даних» на вкладці «Dropbox» необхідно пройти авторизацію:
Натиснувши на кнопці «Авторизація» відкриється форма, де потрібно вказати логін і пароль до свого облікового запису Dropbox і натиснути «Увійти»:
Далі підтверджуємо можливість доступу програми до вашого профілю в Dropbox, натискаючи «Allow»:
Після цього, коли з'явиться повідомлення про успішно проведеної операції (Напис «Success!»), Закриваємо це вікно і повертаємося на головне вікно вкладки Dropbox:
Тут тепер ми бачимо внизу 2 кнопки – для завантаження і вивантаження даних і можемо швидко провести необхідну дію через акаунт у Dropbox:
Ну ось і все найбільш важливі функції програми. Є ще, звичайно, і інші корисні, але розповісти про всі – це все одно що написати книгу – посібник з експлуатації даної програми 🙂 З інших корисних функцій зазначу можливість ведення позик і накопичень, що комусь може виявитися потрібним. Інформація з даної статті, я сподіваюся, перш за все допоможе читачам зрозуміти для чого взагалі може бути корисним ведення домашньої бухгалтерії, а хтось зможе краще розібратися саме з цією програмою.На цьому поки все. Удачі вам! Поки що.Зроби репост – виграй ноутбук!Кожного 1 і 15 числа iBook.pro розігрує подарунки.
- Натисни на одну з кнопок соц. мереж
- Отримай персональний купон
- Виграй ноутбук LENOVO> Детально: ibook.pro/konkurs